Die Excel-Tabelle, die jeder anders hat
Die Halle schickt den Belegungsplan als PDF. Der Verein verteilt das Eis auf acht Mannschaften in einer Excel-Tabelle. Die wird per Mail verschickt, von zwei Trainern geändert, und am Dienstag stehen U13 und U15 gleichzeitig vor der Tür. Wer den aktuellen Stand hat, weiß niemand genau.
In HOLULA APEX gibt es einen Plan, und alle schauen auf denselben.
Ein Wochenraster je Fläche
Der Belegungsplan ist ein Raster Montag bis Sonntag, 7 bis 23 Uhr, eine Spalte je Eisfläche. Eure Flächen legt ihr mit Namen und Farbe an, zum Beispiel Süd blau und Nord grün. Ein Klick auf eine freie Stelle legt einen Slot an: Wochentag, Fläche, von, bis, Team, Kabinen, Typ und Notiz. Typen sind Training, Spiel, Eisbereitung, Schule und Sonstiges, jeder in seiner Farbe. Ein Klick auf einen Slot ändert oder löscht ihn.
Mehrere Pläne je Saison sind möglich, etwa Sommer und Winter. Pläne und Flächen legt der Vereinsadmin an, Slots tragen auch Trainer ein. Je Plan stellt ihr ein, ob Trainer und Spieler ihn sehen.
Vom Hallen-PDF zum Plan
Schickt die Halle den Belegungsplan als PDF, liest die App ihn ein und zeigt eine Vorschau, bevor Slots entstehen. Umgekehrt exportiert ihr den Wochenplan als A3-Querformat, fertig zum Aushängen in der Kabine oder am Eingang.
Aus dem Slot wird ein Termin
Ein Slot ist ein wiederkehrendes Zeitfenster. Mit „Einheit anlegen" wird daraus ein Termin: Datum, Startzeit, Dauer, Fläche und Kabine als Ort, das Team als Titel, alles vorbefüllt. Umgekehrt zeigt jeder Eis-Termin automatisch „Fläche · Kabine", wenn seine Startzeit in einen Slot fällt. Spieler sagen zum Termin zu oder ab, die Anwesenheit läuft mit.
Was Spieler und Eltern sehen
Ist ein Plan für Spieler freigegeben, steht er schreibgeschützt in der Spieler-App unter „Eiszeiten". Termine landen zusätzlich per Kalender-Abo im Handykalender von Spielern und Eltern.
Spieltermine mit Gegnern abstimmen
Für Ligaspiele gibt es die Terminbörse. Du legst eine Runde an, schlägst Datum, Uhrzeit und Ort für deine Heimspiele vor und schickst jedem Gegner einen Link. Der Gegner braucht kein Konto: Er sieht nur seine Begegnungen, nimmt an, macht einen Gegenvorschlag oder hinterlegt Sperrtermine. Liegt an einem Tag schon ein Spiel oder ein Sperrtermin, warnt die App sofort. Sobald eine Seite annimmt, steht der Termin im Kalender, mit Zu- und Absagen und Push-Einladung.
Preis
Eiszeiten, Termine, Zu- und Absagen, Kalender-Abo und Terminbörse sind in der Basis für 3,90 € je Team und Monat enthalten. Die ersten 30 Tage sind kostenlos, ohne Kreditkarte. Endpreise ohne Umsatzsteuer (§ 19 UStG). Zum Preisrechner.